Nguyên tắc SMART trong quản lí thời gian
Nguyên tắc SMART trong quản lí thời gianhttp://www.youth.ueh.edu.vn/uploads/News/pic/small_1298467942.nv.jpg
Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình.Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì khôngphải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗingày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm quađi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhấtđịnh, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làmđược vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêuphàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với những người bình thường khác?
Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vìthế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làmcác công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quảnlý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất,trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựatrên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đangđảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thờiđiểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt chobản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định đượcmục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cậpđến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêuchí sau:
S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;
M-Measurable: Đo đếm được;
A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;
R-Realistic: Thực tế, không viển vông;
Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những consố cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàuthế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ một tỉhay mười tỉ... Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên(Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháybỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấuđể đạt được.
Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” vàchữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với“thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thươngmại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng(A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơhội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thểhiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí Rthì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sốngchính trị.
http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcT6S27AA0VrBuYP3-cBXWUNzhHy_cZhTTNhC0MKXK2-hcQjL-MvDw
Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêuSMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứchỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩđến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.
Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện.Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếmđược bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi nămphải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất,cất nhà. Trong khi lập kếhoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi baoxa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếptục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng củanhững cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngàymai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phântích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làmsau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay(urgent).
Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thíchthì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hạilà việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lạikhông hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình vànhững viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽkhông có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạnxếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếcbình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứmà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đáhộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lýthời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.
http://t2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQ5J9qIqjKTqWsdDFrexQf1r63AGt04aNRowCiSY6xqJiP-_Vze
Cách quản lý thời gian hiệu quả thường đượcnhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủdoanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc?Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quátrình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên,tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những ngườitham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưađủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và1 năm có 266 ngày...” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thờigian của gia đình”.
Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian chocông việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mớira đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việcvà luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnhđạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên làngười chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làmviệc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyềncho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tinvào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện có sự chủđộng trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyếtcác sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúngvai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian củangười lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việcđạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình,biết ***g ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kếhoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xâydựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khiđã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lạichỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cáiImportant và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với ngườiquản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ítnhững vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bảnthân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêugiữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tậndụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.
(Theo chungta.com)
trang:
[1]