Kỹ năng sống: Chuẩn bị cho cuộc họp quyết định
Kỹ năng sống: Chuẩn bị cho cuộc họp quyết định
http://www.youth.ueh.edu.vn/uploads/News/pic/small_1279590037.nv.jpg
Bằng việc đặt nền tảng cho việc tiền quyết định cho từng người một, bạn có thể thúc đẩy nhanh các cuộc họp đưa ra quyết định bằng việc có được sự rõ ràng về ba cuộc đàm luận nằm sau quyết định. Bạn sẽ có thêm những lợi ích bằng việc thu thập tất cả các tiêu chí và các sự lựa chọn mà nhóm có thể đưa ra từng người một mà không gây căng thẳng giữa mọi người với nhau vì điều này có thể cản trở mọi người phát biểu ý kiến thẳng thắn trong nhóm.
Chuẩn bị cho cuộc họp quyết định
Bứcthư của Tim giống một lời đề nghị vô hại: "Nhà thiết kế đồ họa khôngkịp hạn chót của tuần này. Gặp nhau ở phòng họp lúc 10 giờ để quyết địnhxem phải làm gì". Vì ông chưa bao giờ thực sự nói "họp" nên thông điệpcủa Tim không khiến tôi phải cảnh giác. "Gặp nhau" nghe giống như mộtcuộc đi dã ngoại gia đình vui vẻ.Trong phòng họp, các lời nhận xétbắt đầu được đưa ra dồn dập. "Các bản in thử của chúng ta lúc nào cũngchậm trễ", "Có lẽ chúng ta nên đổi nhà thiết kế", "Hay là chúng ta yêucầu phải báo cáo tình hình thường xuyên", "Thuê nhà thiết kế hiện thờiquá đắt", "Chúng ta đang cố gắng để không thay đổi nhà thiết kế hay làđể chỉ ra phải làm gì để đúng tiến độ?"
Chúng tôi đều đưa ra những ý kiến của mình nhưng sau 1 giờ, dường nhưchúng tôi vẫn không đạt được sự đồng thuận. Rốt cuộc chúng tôi đã lãngphí một tiếng đồng hồ trong quỹ thời gian của mỗi người.
Mọi cuộc đàm luận để đưa ra quyết định đều ẩn đằng sau nó ba cuộc đàmluận khác. Một là về những điều chúng ta đang cố gắng đạt được bằngviệc băn khoăn lo lắng khi đưa ra một quyết định. Sau cùng, chúng ta cóthể chỉ để mọi việc diễn ra như chúng có thể.
Cuộc đàm luận thứ hai là về những tiêu chí chúng ta sẽ sử dụng để đưa ra quyết định.
Cuộc đàm luận cuối cùng là về tìm ra và lựa chọn giữa những giải pháp khác nhau.
Thật dễ dàng để khiến cho những cuộc đàm luận đó đan chéo vào nhau.Trong cuộc họp nói trên, tất cả ba cuộc đàm luận đó đều trở nên lộn xộnhết. Các tiêu chí quyết định như giao hàng đúng hạn và chi phí lẫn lộnvới những lựa chọn khả dĩ như thay đổi nhà thiết kế và yêu cầu báo cáotình trạng. Không ai bám theo câu hỏi tại sao chúng ta ở đó: để đánh giánhà thiết kế hoặc để khắc phục việc không đáp ứng tiến độ.
Người sếp đầu tiên của tôi từng nói: "Đừng bao giờ tổ chức một cuộchọp để đưa ra quyết định. Hãy làm việc với từng người một và sau đó tổchức một cuộc họp để cả nhóm chia sẻ ý kiến và duy trì quyết định mìnhđã đưa ra". Đó là một lời khuyên tuyệt vời. Thậm chí nếu bạn không thểđưa ra quyết định trước cuộc họp, bạn có thể tiết kiệm được thời giantrong tương lai bằng việc có những cuộc nói chuyện ngắn riêng với từngthành viên để định hình cuộc thảo luận.
Nói chuyện riêng với từng thành viên trước cuộc họp. Sử dụng nhữngcuộc nói chuyện này để liên kết - hoặc vạch ra ranh giới của các luậnđiểm, ba cuộc đàm luận. Hãy hỏi ý kiến của mỗi người xem họ cho rằngquyết định cần phải đạt được điều gì, tiêu chí nào là quan trọng nhất vàý khiến nào cần được xem xét.
Dưới đây là cách cuộc đàm luận giữa Tim và tôi diễn ra.
Tim: Chúng ta sắp họp để thảo luận phải làm gì về việc không đáp ứngkế hoạch của nhà thiết kế. Anh nghĩ xem mục tiêu của cuộc họp nên là gì?
Tôi: Chúng ta hãy chỉ ra những gì cần phải làm để đạt được tiến độnhư kế hoạch. Trước dự án tiếp theo, chúng ta có thể quyết định xemchúng ta có duy trì nhà thiết kế cũ không.
Tim: Chúng ta sử dụng tiêu chí nào để đánh giá các giải pháp giúp đạt được tiến độ như kế hoạch đề ra.
Tôi: Chúng ta cần phải đạt được tiến độ đã đề ra theo cách ít gây tổnhại đến cuộc sống cá nhân của mọi người. Chúng ta cũng có thể duy trìchi phí ở mức hợp lý nhưng đó là ưu tiên thứ hai.
Tim: Anh đang nghĩ đến những giải pháp nào?
Tôi: Chúng ta có thể sử dụng thiết kế của sản phẩm cũ. Chúng ta cóthể sử dụng bất cứ cái gì nhà thiết kế đã làm được cho đến bây giờ và hyvọng rằng nó đủ tốt. Chúng ta có thể thuê một cộng tác viên để phụtrách sách hướng dẫn trong khi nhà thiết kế làm việc để hoàn thiện sảnphẩm.
Bằng việc đặt nền tảng cho việc tiền quyết định cho từng người một, bạn có thể thúc đẩy nhanh các cuộc họp đưa ra quyết định
Mỗingười Tim nói chuyện cùng sẽ củng cố mục tiêu, tiêu chí và giải pháphoặc thậm chí bổ sung ý kiến mới. Tim có thể từ đó vạch ra sự sắp xếpphù hợp thông qua các cuộc đối thoại nhỏ như vậy mà trong các cuộc đốithoại đó, bản thân cuộc họp chỉ là sự chúc mừng quyết định đã được đưara trước đó.
Nếu lúc đó chúng tôi không đồng ý, Tim cũng sẵn sàng. Ông có thể bắtđầu bằng việc nêu bật những điều tất cả chúng ta đều đồng ý. Sau đó cảnhóm có thể làm việc hướng tới một mục tiêu chung của cuộc họp. Một khichúng ta đều hướng tới một mục tiêu, chúng ta có thể chuyển sang lựachọn tiêu chí để đưa ra quyết định. Sau đó chúng ta có thể tập hợp mọigiải pháp từ các cuộc họp nhỏ hoặc cùng động não nếu cần. Sau cùng,chúng ta có thể sử dụng các tiêu chí để đánh giá và lựa chọn một giảipháp.
Bằng việc đặt nền tảng cho việc tiền quyết định cho từng người một,bạn có thể thúc đẩy nhanh các cuộc họp đưa ra quyết định bằng việc cóđược sự rõ ràng về ba cuộc đàm luận nằm sau quyết định. Bạn sẽ có thêmnhững lợi ích bằng việc thu thập tất cả các tiêu chí và các sự lựa chọnmà nhóm có thể đưa ra từng người một mà không gây căng thẳng giữa mọingười với nhau vì điều này có thể cản trở mọi người phát biểu ý kiếnthẳng thắn trong nhóm.
Nguồn: TuanVietna
trang:
[1]